Audit-sicher mit Odoo: Chargenverfolgung und Änderungsprotokoll für EN 9100 & IATF 16949
Was Fertigungsbetriebe brauchen, um Audits in zwei Stunden statt zwei Tagen vorzubereiten - Chargen-Rückverfolgung, Lieferanten-Zeugnisse und Änderungsprotokoll in Odoo.
Warum Rückverfolgbarkeit wichtig ist
Wer in der Luftfahrtindustrie, im Automobilbereich oder in der Medizintechnik fertigt, kennt die Anforderung: Jede ausgelieferte Charge muss bis zur Lieferanten-Charge rückverfolgbar sein. Die Norm EN 9100 (Luftfahrt) verlangt das ebenso wie IATF 16949 (Automotive) oder ISO 13485 (Medizinprodukte). Bei jedem Audit muss der Betrieb belegen können: Wo kam dieses Material her? Wann wurde es freigegeben? Wer hat es geprüft?
In der Praxis sehen wir in vielen Betrieben - auch in solchen, die seit Jahren zertifiziert sind - folgendes Bild:
- Excel-Listen für Wareneingangs-Prüfungen
- Lieferanten-Zeugnisse als PDF im Dateisystem, geordnet nach Datum
- Chargen-Freigaben per E-Mail oder mündlich
- Vor jedem Audit ein halber bis ganzer Tag Vorbereitung, bei dem alles zusammengesucht wird
Das funktioniert - bis es nicht mehr funktioniert. Bei einem Audit fehlt das Zeugnis zu einer Charge. Eine Excel-Datei wurde versehentlich überschrieben. Ein Mitarbeitender ist nicht mehr im Unternehmen und niemand weiß, wo seine Notizen liegen.
Wie Odoo den Wareneingangs-Prozess abbildet
In Odoo lässt sich der gesamte Ablauf vom Wareneingang bis zur Freigabe sauber abbilden:
Schritt 1: Lieferung erfassen
Wenn die Lieferung eintrifft, wird sie im System gebucht. Odoo erstellt automatisch eine Charge mit fortlaufender Nummer. Optional kann die Lieferanten-Chargennummer mitgeführt werden, sodass beide IDs verknüpft sind.
Schritt 2: Lieferanten-Zeugnis hochladen
Im Anschluss lädt der Mitarbeitende das mitgelieferte Zeugnis (Certificate of Conformity, Werkzeugnis, Materialprüfzeugnis) direkt an die Charge in Odoo. Das PDF bleibt mit der Charge verknüpft und ist später bei Audits in zwei Klicks abrufbar.
Schritt 3: Qualitätsprüfung und Freigabe
Die Qualitätsstelle bekommt automatisch eine Aufgabe ins System, dass eine neue Charge geprüft werden muss. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Charge auf den Status „freigegeben" gesetzt. Solange die Charge nicht freigegeben ist, kann sie in der Produktion nicht verbucht werden - eine harte Sperre im System, kein Hinweis, der sich übersehen lässt.
Schritt 4: Verbrauch protokolliert
Jeder Verbrauch der Charge in der Produktion wird automatisch dokumentiert: Welche Auftragsnummer, welcher Arbeitsschritt, wer hat verbucht. So entsteht die durchgängige Kette vom Endprodukt zurück zur Lieferanten-Charge.
Änderungsprotokoll für sensible Daten
Über die reine Chargenverfolgung hinaus erwarten viele Normen ein Änderungsprotokoll für sensible Stammdaten. Wer hat einen Verkaufsauftrag nachträglich verändert? Wer hat eine Marge angepasst? Wer hat die Lieferadresse geändert?
In Odoo lässt sich für ausgewählte Felder ein automatisches Audit-Log einrichten, das genau diese Information speichert:
- Altwert und Neuwert
- Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat
- Zeitstempel der Änderung
- Optionaler Kommentar zur Begründung
Bei Audits genügt eine Filterung im Log, um sämtliche Änderungen an einem Verkaufsauftrag in chronologischer Reihenfolge zu sehen - kein Suchen in E-Mail-Verläufen oder Notizen.
Was sich für den Betrieb ändert
Ein Qualitätsmanagement-Verantwortlicher aus einem von uns betreuten Fertigungsbetrieb hat es so beschrieben: „Vor der Umstellung haben wir vor jedem Audit halbe Tage damit verbracht, Zeugnisse zu suchen und Listen zu pflegen. Heute klicke ich die Charge an und sehe die ganze Kette. Die letzte Audit-Vorbereitung haben wir in zwei Stunden geschafft."
Konkret messbar:
- Audit-Vorbereitung von 1–2 Tagen auf 2–4 Stunden
- Wegfall des Excel-Pflege-Aufwands für Wareneingangs-Listen
- Keine fehlenden Zeugnisse mehr, weil das System den Upload erzwingt
- Mitarbeitende im Wareneingang sind in 2 Schulungstagen in den neuen Ablauf eingearbeitet
Aufwand für die Einrichtung
Die Wareneingangs-Kette mit Lieferanten-Zeugnis und Freigabe ist in Odoo grundsätzlich vorgesehen - die Studio-Felder und Abläufe sind in einem üblichen Implementierungsprojekt mit enthalten. Reine Einrichtung der Chargen-Rückverfolgung und des Änderungsprotokolls liegt erfahrungsgemäß zwischen 2.500 und 6.000 Euro Einmalkosten, abhängig von der Komplexität der Geschäftsabläufe.
Was es nicht ersetzt
Odoo ist ein ERP-System, kein CAQ-System (Computer Aided Quality). Für anspruchsvolle statistische Prozesskontrolle (SPC), FMEA-Analysen oder komplexe Erstmusterprüfberichte bleibt ein dediziertes CAQ-Tool besser geeignet. Wir verlinken in solchen Fällen das CAQ-System mit Odoo, sodass die Daten in beide Richtungen fließen.
Weiterführend
Wenn du wissen möchtest, ob Odoo zu deinen Audit-Anforderungen passt, schau dir Odoo 19 - Einführung und Beratung an. Dort findest du auch eine Übersicht der Bausteine, die wir aus Fertigungs-Projekten mitbringen. Für ein erstes Gespräch - auch wenn du noch ganz am Anfang stehst - melde dich gerne bei uns.
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