Großhandel und Odoo: Lieferanten-Bestände live auf der Verkaufsseite

Zwei Welten - doppelte Arbeit

Viele Großhandelsbetriebe arbeiten mit zwei voneinander getrennten Systemen - auf der einen Seite das interne Warenwirtschaftsprogramm - auf der anderen Seite der Online-Shop. Preise und Verfügbarkeiten werden in beiden Welten gepflegt. Sobald ein Distributor seine Preise anpasst - geht die Suche los: Welcher Mitarbeitende hat das Update wo eingespielt? Sind die Zahlen im Shop noch aktuell? Bekommt der Außendienst die richtigen Konditionen genannt?

Die typischen Folgen kennen wir aus zahlreichen Kundenprojekten:

• Reklamationen - weil im Webshop andere Preise standen als im internen System
• Bestellungen für Artikel - die seit Stunden nicht mehr lieferbar sind
• Außendienst und Innendienst nennen unterschiedliche Konditionen
• Am Monatsende dauert der Abgleich der Bestandszahlen einen halben Tag

Die Lösung: Eine einzige Datenbasis

Mit Odoo lassen sich Lieferanten- und Distributor-Daten direkt in den Artikelstamm einlesen. Der Webshop greift auf dieselben Daten zu wie die Buchhaltung - der Außendienst und das Lager. Aktualisiert ein Distributor seine Preise - fließt die Änderung über die Anbindung in den Artikelstamm - und ist Sekunden später auch in allen anderen Bereichen sichtbar.

Konkret haben wir für einen Großhandelskunden umgesetzt:

• Tägliche Synchronisation der Bestände - Preise und Lieferzeiten von mehreren Hardware-Distributoren
• Aggregierte Ansicht je Artikel: Wer hat aktuell auf Lager? Welcher Distributor liefert am schnellsten? Wo ist der Einkaufspreis am günstigsten?
• Automatische Benachrichtigung - wenn ein Artikel bei allen Lieferanten gleichzeitig nicht mehr verfügbar ist
• Webshop mit Live-Daten - der dieselben Bestandszahlen anzeigt wie das interne Backoffice

Was sich für den Einkauf ändert

Der Einkauf muss nicht mehr durch fünf verschiedene Distributorenportale klicken - um die beste Verfügbarkeit zu finden. In Odoo erscheint pro Artikel direkt eine konsolidierte Sicht - der Mitarbeitende sieht in einer Zeile alle Lieferanten mit aktuellem Bestand und Preis. Die Bestellung wird mit zwei Klicks ausgelöst.

Für einen Großhandelskunden mit rund 80 Mitarbeitenden haben wir gemessen: Die Zeit für die tägliche Bestandsabfrage hat sich von durchschnittlich 2,5 Stunden auf unter 30 Minuten reduziert. Die Mitarbeitenden sind nicht entlassen worden - sie konzentrieren sich jetzt auf das - was wirklich Wertschöpfung bringt: Lieferanten-Verhandlungen - Kundenpflege und neue Sortimente.

Was sich für den Webshop ändert

Wenn der Shop direkt mit Odoo verbunden ist - gibt es keine Drift zwischen den Systemen mehr. Preisänderungen erscheinen sofort - Bestände sind aktuell - gesperrte Artikel werden automatisch ausgeblendet. Das macht den Pflegeaufwand für die Web-Verantwortlichen drastisch geringer.

Für sehr große Sortimente - etwa unseren eigenen Auftritt mit über 80.000 Artikeln aus Odoo - setzen wir einen schnellen - eigenständigen Webshop ein - der über eine Schnittstelle mit Odoo verbunden ist. So bleibt die Anzeige auch bei sehr vielen Produkten flüssig.

Was es kostet

Eine Standard-Anbindung an einen Distributor liegt erfahrungsgemäß zwischen 1.500 und 4.000 Euro Einmalkosten - je nach Komplexität der Schnittstelle. Bei mehreren Distributoren multipliziert sich der Aufwand nicht entsprechend - die Logik lässt sich pro Lieferant erweitern.

Was passt zu welchem Unternehmen?

Die Anbindung lohnt sich - sobald:

• Mehrere Lieferanten parallel betreut werden
• Bestände und Preise sich häufig ändern (täglich oder häufiger)
• Außendienst oder Verkauf mit aktuellen Daten arbeiten muss
• Ein Webshop betrieben wird - der zu den internen Daten passen soll

Für Unternehmen mit nur einer Hauptbezugsquelle und stabilen Preisen ist die manuelle Pflege oft ausreichend.

Weiterführend

Auf unserer Seite Odoo 19 - Einführung und Beratung findest du alle Bausteine - die wir aus Großhandels-Projekten mitbringen - von der Distributor-Anbindung über das B2B-Kunden-Portal bis zum eigenen Webshop. Wir besprechen gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch - welche Module für deinen Betrieb sinnvoll wären. Einen Gesamtüberblick zu Odoo (Module - Kosten - für wen es passt) gibt unser Grundlagen-Beitrag Odoo ERP & CRM Software für den Mittelstand.